Настройка деятельности проектного офиса

В ведущих мировых и отечественных компаниях есть понимание, что успех бизнеса во многом зависит от способности компании адаптироваться к постоянным изменениям. Крупные компании на системном уровне поддерживают свою способность к адаптации и изменениям – за счет учреждения подразделения, обеспечивающего трансформацию бизнеса. Для многих компаний стало обязательным наличие такого подразделения, как «Проектный офис» / «Офис по управлению изменениями» / «Блок бизнес-трансформации» (Далее – Проектный офис (ПО). Основное предназначение данного подразделения – инициировать и поддерживать процессы изменений в компании с учетом требований внешней среды. Особенностью работы данных подразделений является высокая степень неопределенности в ожиданиях и отсутствие общепринятого стандарта в функциях подразделения. Отсутствие четких ориентиров затрудняет целеполагание, не позволяет вести эффективный диалог с бизнес-функциями. Многие Проектные офисы приходят к необходимости активно «управлять ожиданиями» бизнес-функций, самостоятельно выстраивать цели своей деятельности. Для этого проводятся сессии по определению роли Проектных офисов в деятельности компании.

ЗАДАЧИ

Выработать и принять общее понимание роли ПО в деятельности компании.
Актуализировать цели деятельности и требуемые результаты работы ПО с учетом обновленного понимания роли ПО в компании.
Выработать подход к взаимодействию с функциональными блоками компании, оптимальный для достижения поставленных целей.
Выработать действия по управлению ожиданиями бизнеса и позиционированию ПО, для обеспечения успешного взаимодействия с функциональными блоками компании.

ДЕЙСТВИЯ

Диагностика ожиданий
- Проведение встреч с ключевыми топ-менеджерами по уточнению ожиданий от деятельности Проектного офиса.
- Проведение онлайн – опроса: 1) выявление восприятия и ожиданий бизнеса от деятельности ПО, формирование актуальной «карты ожиданий»; 2) диагностика удовлетворенности руководителей блоков характером взаимодействия с ПО.
- Сбор информации о деятельности подразделений бизнес-трансформации в схожих компаниях.
Проведение серии рабочих встреч по определению роли ПО

А. ЗАЧЕМ: Роль ПО в компании

Прояснение ожиданий бизнеса от ПО, анализ результатов опроса ожиданий.
Формулирование миссии и роли ПО в трансформации компании.
Сопоставление полученного целевого видения и актуального состояния ПО, определение – в каких аспектах соответствуем, а в каких — есть расхождение с целевым видением.
Проработка — какие аспекты в текущей деятельности ПО нужно пересмотреть с учетом полученного понимания его роли в компании.

B. ЧТО: Цели и результаты работы ПО

Построение карты целей по ключевым направлениям работы ПО, с учетом обновленного понимания его роли.
Выработка критериев оценки полученных результатов: как поймем, что сработали успешно.
Проработка готовности ПО к реализации намеченных целей: как добиться синергии подразделений в рамках ПО; как снизить пересечения по целям и функционалу как в рамках ПО, так и со смежниками, решающими задачи трансформации компании.

C. КАК: Взаимодействие ПО с бизнесом

Прояснение качества взаимодействия ПО с бизнес-подразделениями, анализ результатов опроса удовлетворенности руководителей блоков взаимодействием с ПО
Описание оптимального процесса взаимодействия ПО с другими блоками в компании
Планирование действий по формированию оптимального восприятия ПО другими блоками, определение — каким должно быть позиционирование ПО в компании
Планирование мероприятий по формированию требуемого «Бренда» ПО в Обществе

3. Реализации запланированных мероприятий

РЕЗУЛЬТАТ

Определена роль Проектного офиса в компании с учетом ожиданий ключевых руководителей
Сформирован подход к управлению ожиданиями бизнес-функций от взаимодействия с ПО
Сформированы цели Проектного офиса по ключевым направлениям деятельности
Выстроено партнерское взаимодействие Проектного офиса с ключевыми бизнес-функциями